PHẦN NỘI DUNG
I. NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC
Câu hỏi: Tại sao phải NC về văn bản QL?
- Soạn thảo văn bản là một công việc quan trọng trong công tác QL .
- Chất lượng văn bản có ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu lực, kết quả của hoạt động QL
- Chất lượng của văn bản phản ánh trình độ của người QL.
- Văn bản QL hiện nay còn bộc lộ một số tồn tại sau:
- Ban hành văn bản còn lộn xộn, vừa thiếu vừa thừa, tuỳ tiện, không đúng thẩm quyền, chồng chéo, sai pháp luật.
- Thiếu đồng bộ, nhất quán.
- Ban hành quá nhiều công văn giấy tờ làm giảm hiệu lực quản lý Nhà nước.
- Không theo quy định của nhà nước về hình thức, thể thức.

1. Khái niệm văn bản quản lý Nhà nước và các vấn đề liên quan
- Văn bản: Văn bản là một phương tiện dùng để ghi tin và truyền đạt thông tin bằng ngôn ngữ hay ký hiệu nhất định.
- Văn bản quản lý Nhà nước: Là văn bản do các cơ quan Nhà nước ban hành nhằm truyền đạt các thông tin, các quyết định trong quản lý theo thẩm quyền, thủ tục, trình tự do luật định.
- Văn bản quản lý hành chính Nhà nước: Là những quyết định quản lý thành văn do các cơ quan trong hệ thống hành pháp và quản lý hành chính ban hành theo đúng nguyên tắc, thể thức, thủ tục theo quy định.
- Hệ thống văn bản quản lý Nhà nước: Là một tập hợp những văn bản hình thành trong hoạt động của một cơ quan hay một số cơ quan, đơn vị có liên quan, ảnh hưởng lẫn nhau và có quan hệ nhất định về mặt pháp lý.

2. Chức năng, vai trò và đặc điểm của văn bản QLNN
2.1. Chức năng của văn bản QLNN
+ Chức năng thông tin: văn bản vừa là phương tiện vừa là sản phẩm truyền đạt chính xác các thông tin quản lý :
- Thông tin quá khứ: Những thông tin liên quan đến những sự việc đã được giải quyết .
- Thông tin hiện tại: Là những thông tin liên quan đến những sự việc đang xảy ra ở hiện tại.
- Thông tin tương lai: Những thông tin mang tính kế hoạch, dự báo chiến lược, hoạch định phương hướng h
+ Chức năng pháp lý:
- Văn bản dùng để ghi lại các quy phạm pháp luật và các quan hệ về mặt luật pháp hình thành trong hoạt động quản lý.
- Trong nhiều trường hợp là chứng cứ pháp lý để giải quyết các nhiệm vụ quản lý điều hành công việc.
2. Chức năng, vai trò và đặc điểm của VB QLNN
2.1. Chức năng của văn bản QLNN
+ Chức năng quản lý:
- Cung cấp thông tin cho quản lý để nghiên cứu, ban hành các quyết định quản lý.
- Là phương tiện thiết yếu để truyền đạt các quyết định QL
- Là đầu mối để kiểm tra, thanh tra, giám sát hoạt động của các cơ quan trong bộ máy quản lý nhà nước.
+ Chức năng văn hoá xã hội: Văn bản là sản phẩm sáng tạo của con người, ; là nguồn tư liệu lịch sử quý giá phản ánh "văn minh quản lý", những chế định cơ bản của nếp sống, văn hoá qua từng thời kỳ lịch sử của các quốc gia.
+ Chức năng thống kê:
- Thể hiện số lượng thông tin được phản ánh trong văn bản, nhất là khi văn bản được sử dụng vào mục đích thống kê . giúp cho công tác QL.
2.2. Vai trò của văn bản QLNN
+ Hoạt động quản lý sử dụng văn bản quản lý như những phương tiện quan trọng, những cơ sở pháp lý để điều hành công việc.
+ Đảm bảo thông tin cho các hoạt động quản lý Nhà nước.
+ Văn bản QLNN không chỉ ghi lại và truyền đạt thông tin mà còn thể hiện các mối quan hệ đa dạng , thể hiện mối quan hệ giữa cơ quan Nhà nước, các doanh nghiệp, các tổ chức thuộc các thành phần kinh tế với nhân dân.

+ Văn bản QLNN có tác dụng điều chỉnh hành vi của cán bộ và nhân dân điều chỉnh các mối quan hệ xã hội theo định hướng của Đảng và Nhà nước.
- Đối với trường phổ thông.
- Là điều kiện không thể thiếu giúp cho việc quản lý, điều hành nhà trường theo mục tiêu đề ra.
- Là điều kiện khách quan mà các nhà trường đều phải thực hiện.
- Là phương tiện giúp hiệu trưởng thực hiện những nhiệm vụ đào tạo của nhà trường đúng với pháp luật Nhà nước, chế độ, chính sách giáo dục của Đảng.
- Góp phần giáo dục trực tiếp cho cán bộ, giáo viên, học sinh về luật pháp, trí tuệ, đạo đức, thể chất, thẩm mỹ...
2.3. Đặc điểm của văn bản QLNN
+ Là một thể thống nhất và trọn vẹn về nội dung, ý nghĩa

+ Hoàn chỉnh về hình thức.

+ Có giá trị pháp lý và hiệu lực thi hành

+ Mang tính khuôn mẫu: - Về hình thức
- Hình thức trình bày
- Cách hành văn, ngôn ngữ
II. HỆ THỐNG VĂN BẢN QLNN
1.Có ba dạng chính là:
+ Bản thảo
+ Bản chính
+ Bản sao:
- Sao y: Là bản chép (ghi, photococy) lại nguyên văn toàn bộ (cả hình thức và nội dung) từ bản chính do cơ quan ban hành văn bản thực hiện.
- Sao lục: Bản sao do các cơ quan nhận văn bản sao hoặc photocopy lại.
- Trích sao: Là ghi chép (ghi, photococy) lại nguyên văn một phần văn bản (theo nhu cầu) từ một bản chính hay bản sao.
2.1. Các văn bản quy phạm pháp luật
+ Khái niệm: Gồm các loại văn bản được Hiến pháp, luật pháp quy định, chứa đựng các quy phạm pháp luật do các cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành theo hình thức, trình tự do luật định, chứa đựng các quy tắc xử sự chung, bắt buộc đối với mọi người.
Văn bản quy phạm pháp luật được phân thành hai loại:
2.1.1. Văn bản luật: Bao gồm Hiến pháp, Bộ luật, các Luật và Pháp lệnh
- Văn bản luật là hình thức cao nhất của việc thực hiện quyền lực Nhà nước, do Quốc hội, Uỷ ban thường vụ Quốc hội phê chuẩn và ban hành, có hiệu lực pháp lý, uỷ quyền pháp lý tối cao.
- Văn bản luật chứa đựng qui phạm pháp luật điều chỉnh các quan hệ xã hội cơ bản nhất, quan trọng nhất và cụ thể nhất.
2.1.2. Văn bản pháp quy: Là văn bản dưới luật do các cơ quan có thẩm quyền ban hành để thi hành văn bản qui phạm pháp luật của Quốc hội, Uỷ ban thường vụ quốc hội.
- Văn bản pháp quy có những quy tắc xử sự chung, thường nhằm cụ thể hoá văn bản luật, được áp dụng nhiều lần trong thực tế.
- Văn bản pháp quy bao gồm: Nghị quyết, nghị định của Chính phủ; Quyết định, chỉ thị của thủ tướng chính phủ; Quyết định, chỉ thị, thông tư của bộ trưởng, thủ trưởng cơ quan ngang Bộ; Nghị quyết, Quyết định, Chỉ thị của chính quyền các cấp của địa phương.
2. Các loại hình văn bản QLNN
2.2. Văn bản hành chính
- Khái niệm: Văn bản hành chính là những văn bản mang tính thông tin điều hành nhằm thực thi các văn bản qui phạm pháp luật hoặc dùng để giải quyết các công việc cụ thể, phản ánh tình hình, giao dịch, trao đổi, ghi chép công việc trong các cơ quan Nhà nước.
- Các loại hình văn bản hành chính thông thường
+ Công văn: Là hình thức phổ biến nhằm thông tin về qui phạm Nhà nước trong giao dịch, kinh doanh, trao đổi công tác giữa các cơ quan, tổ chức, giữ cấp trên, cấp dưới, các đơn vị có liên quan. Công văn bao gồm các loại:
- Công văn hướng dẫn
- Công văn phúc đáp
- Công văn giao dịch
+ Tờ trình: Dùng để đề xuất với cơ quan cấp trên xin ý kiến phê chuẩn về chủ trương, phương án, quyết định để thực hiện.
+ Báo cáo: Dùng để tổng hợp thông tin trong hoạt động quản lý hoặc để thông tin theo chủ đề, theo yêu cầu định trước hoặc làm căn cứ để ban hành một văn bản pháp qui cần thiết.
2.2. Văn bản hành chính
+ Thông báo: Thông tin những nội dung và kết quả hoạt động của các cơ quan, tổ chức hoặc truyền đạt kịp thời các văn bản pháp qui quan trọng đến các đối tượng có liên quan.
+ Thông cáo: Công bố một số sự kiện quan trọng, một quyết định, chỉ thị quan trọng có tính mệnh lệnh của Quốc hội, Chính phủ.
+ Biên bản: Dùng để ghi chép toàn bộ thông tin về các sự kiện thực tế đang xảy ra trong hoạt động quản lý, hợp đồng và các loại hoạt động có tính chất pháp lý.
+ Hợp đồng: Là văn bản phản ánh sự thoả thuận giữa 2 hay nhiều người, giữa các đơn vị, các cơ quan và tập thể về việc thiết lập, thay đổi hoặc chấm dứt các quyền và nghĩa vụ đối với công việc có liên quan.
+ Diễn văn: Là văn bản mang tính diễn thuyết dùng phổ biến ở nhiều cấp, nhiều ngành theo nhiều phạm vi khác nhau: Tại các cuộc mít tinh, lễ kỷ niệm, khai mạc, bế mạc cuộc họp, chào mừng, khai mạc triển lãm, khánh thành ….
+ Đề án.
+ Giấy mời,...
2.3. Văn bản chuyên môn kỹ thuật.
Là loại văn bản mang tính đặc thù của nghiệp vụ chuyên môn trong các lĩnh vực khác nhau. Ví dụ như các loại văn bản dung trong ngành thống kê, ngân hàng, kiến trúc, cơ khí, thuỷ văn …
3. Ban hành, đình chỉ, sửa đổi hay bãi bỏ văn bản
3.1. Thẩm quyền ban hành văn bản
+ Dựa trên cơ sở thực tế (Hiến pháp, văn bản luật, văn bản pháp quy, văn bản Nhà nước).
+ Dựa trên cơ sở thực tế (phạm vi vấn đề, yêu cầu phải giải quyết, hiệu lực thi hành).
Thẩm quyền ban hành văn bản QLNN theo Hiến pháp 1992 và các luật tổ chức ban hành văn bản: (Xem mục lục Thẩm quyền ban hành văn bản pháp luật).
3.11. Các cơ quan quyền lực Nhà nước:
- Quốc hội: Hiến pháp, luật, Nghị quyết.
- Uỷ ban thương vụ Quốc hội: Pháp lệnh, Nghị quyết.
- Chủ tịch: Lệnh, Quyết định.
- Hội đồng nhân dân các cấp: Nghị quyết.
3.12. Các cơ quan quản lý Nhà nước:
- Chính phủ: Nghị quyết, Nghị định.
- Thủ tướng Chính phủ: Quyết định, Chỉ thị.
- Các Bộ, cơ quan ngang Bộ: Quyết định, Chỉ thị, Thông tư.
3.13. Các cơ quan Nhà nước được ban hành Quyết định trong phạm vi quyền hạn, nhiệm vụ được cấp trên giao.
3.2. Thẩm quyền đình chỉ, sửa đổi hay bãi bỏ văn bản

+ Lý do sửa đổi hay bãi bỏ văn bản.
- Trái với chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước, trái với văn bản của cấp trên.
- Ban hành không đủ thủ tục, quy trình.
- Vi phạm lợi ích hợp pháp của công dân.
- Không phù hợp với sự phát triển chung của xã hội.
+ Thẩm quyền đình chỉ, sửa đổi, bãi bỏ văn bản.
- Cơ quan, đơn vị nào ban hành văn bản có quyền đình chỉ, sửa đổi bỏ tùy mức độ sai phạm.
- Cơ quan trên một cấp của cơ quan ban hành văn bản có quyền đình chỉ sửa đổi hay bãi bỏ văn bản của cơ quan cấp dưới tuỳ theo mức độ vi phạm.
III. BIÊN TẬP VÀ SOẠN THẢO VĂN BẢN QLNN
1. Yêu cầu chung
1.1. Về nội dung văn bản QLNN
- Phải thể hiện đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng và pháp luật của Nhà nước.
- Phải có tính mục đích, phục vụ cho việc thực hiện nhiệm vụ chính của cơ quan, tổ chức.
- Có tính hệ thống, đồng bộ.
- Xây dựng và ban hành đúng thẩm quyền, phù hợp với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và phạm vi hoạt động của cơ quan.
- Đảm bảo tính chính xác về pháp lý, thông tin đưa ra phải được chọn và đủ độ tin cậy.
- Phải có tính khả thi.
1.2. Về hình thức của văn bản QLNN
- Có tính nhất quán: Chủ đề của văn bản phải được ấn định và giới hạn rõ ràng.
- Văn bản phải có kết cấu phù hợp với thể loại.
- Ngôn ngữ trong văn bản phải chính xác, rõ ràng, dễ hiểu, ngắn gọn, khách quan.
- Trình bày đúng thể thức, sáng sủa, có sự phân biệt làm nổi bật quan hệ giữa các doạn, các ý, không sai sót về ngữ pháp và chính tả.
- Bố cục cân đối, hài hoà.
1.3. Về thời gian ban hành văn bản QLNN.
- Văn bản phải ban hành kịp thời . Phải có quy định soạn thảo văn bản trong một khoảng thời gian nhất định.
2. Trình tự soạn thảo văn bản QLNN
- B1: Giai đoạn chuẩn bị: thu thập, phân tích và lựa chọn thông tin, cần câu trả lời :
+ Văn bản đề cập vấn đề gì ?
+ Đối tượng nhận văn bản là ai ? (Cấp trên, cấp dưới hay cơ quan)
+ Mục đích của văn bản: Giải quyết công việc hay thông báo điều gì ?
+ Điều kiện để thực hiện: Về tổ chức, nhân sự, ngân sách ……
- B.2. Xây dựng đề cương.
+ Nội dung ?
+ Cần nhấn mạnh vấn đề gì?
+ Hình thức VB: Thư, báo cáo, công văn hay tờ trình?
+ Thông qua đề cương.
- B.3. Phác thảo: Tự viết, đánh máy hoặc soạn thảo trên vi tính.
- B.4. Sửa chữa và kiểm tra bản thảo.
- B.5. Duyệt bản, ký văn bản.
- B.6. Ban hành văn bản
3. Thể thức của văn bản
- Khái niệm: Thể thức văn bản là toàn bộ những yếu tố bắt buộc phải có trong một văn bản như: Tiêu đề, tác giả, địa danh, ngày tháng, tên loại trích yếu, nội dung, chữ ký, dấu cơ quan, nơi nhận, mức độ khẩn, mật (nếu có) được trình bày theo các quy định và phương pháp khoa học để đảm bảo tính chân thực, giá trị pháp lý và thực tiễn của một văn bản.
- Các thành phần và kết cấu của hình thức của văn bản (Theo tiêu chuẩn Việt Nam 5700- 1992)
- Thể thức căn bản (theo thông tư số 55/ 2005/TTLT-BNV-VPCP)
4. Soạn thảo một số văn bản thông dụng
4.1. Quyết định
+ Là loại hình văn bản pháp quy biểu hiện ý chí của cơ quan Nhà nước hay của lãnh đạo. Là khâu cơ bản của quản lý và chức năng số một của nhà quản lý, lãnh đạo. Có hai loại quyết định:
- Quyết định chung: cho một tập thể
- Quyết định riêng: cho từng cá nhân
+ Yêu cầu chung cho một quyết định:
- Tính hiệu quả: Đúng đường lối, chủ trương, chính sách, pháp luật, cơ chế quản lý của Nhà nước, đáp ứng được yêu cầu, nguyện vọng của nhân dân.
- Tính pháp lý: Ban hành đúng thẩm quyền, đúng chức trách, đúng phạm vi quản lý do pháp luật quy định.
- Tính khoa học: Phù hợp với quy luật khách quan và điều kiện thực tế.
- Tính khả thi: Phù hợp và đáp ứng được nhu cầu của xã hội, tương ứng với điều kiện vật chất và con người có năng lực thực hiện.
+ Nội dung quyết định: Gồm 2 phần
- Cơ sở để ban hành quyết đinh: Gồm căn cứ pháp lý và căn cứ thực tiễn.
- Nội dung quyết định: Được viết thành điều khoản, mục. Chủ đề quyết định được thể hiện ở điều 1. Phải nêu rõ yêu cầu, mệnh lệnh của cơ quan ban hành quyết định, các phương tiện và điều kiện cần thiết để thực hiện, thời gian thi hành, trách nhiệm của các đối tượng thi hành quyết định.
4.2. Công văn hành chính
Được sử dụng phổ biến hàng ngày trong các cơ quan Nhà nước. Là hình thức phổ biến nhằm thông tin về quy phạm Nhà nước trong giao dịch, kinh doanh, trao đổi công tác giữa các cơ quan, tổ chức, giữa cấp trên, cấp dưới và các đơn vị có liên quan.
+ Công văn bao gồm các loại: Công văn hướng dẫn, Công văn phúc đáp, Công văn đôn đốc, Công văn giao dịch. Cần xác định rõ loại công văn để có phương pháp soạn thảo phù hợp với nội dung.
+ Nội dung công văn thường có 3 phần:
- Mở đầu hoặc đặt vấn đề (Phù hợp với từng loại công văn)
- Nội dung chủ yếu của công văn
- Kiến nghị, yêu cầu, kết luận vấn đề.
4.3. Báo cáo
Là loại văn bản ban hành chính dùng để tổng hợp thông tin trong hoạt động quản lý hoặc để thông tin theo chủ đề, theo yêu cầu định trước hoặc làm căn cứ để ban hành một văn bản pháp quy cần thiết.
Báo cáo phản ánh tình hình hoạt động theo chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức đánh giá kết quả hoạt động, rút ra bài học kinh nghiệm, những vấn đề cần kiến nghị, bổ xung cho chủ trương, chính sách.
+ Các loại báo cáo: Định kỳ, chuyên đề, bất thường.
+ Yêu cầu trong soạn thảo báo cáo: Đảm bảo tính chính xác; có trọng tâm, trọng điểm, phân tích, dự báo: Cụ thể, kịp thời.
+ Phương pháp viết báo cáo:
- Mở đầu: Những điểm chính về chủ trương, nhiệm vụ được giao, miêu tả bối cảnh có tác động đến việc thực hiện công tác.
- Đánh giá kết quả: Khẳng định và phân tích ý nghĩa những thành tích đã đạt được.
- Đánh giá khuyết điểm: Cần chi ra những mục tiêu chưa đạt, những khuyết điểm đã mắc, những khâu công tác còn yếu, cần tăng cường.
- Kiến nghị cải tiến: Vạch ra cách khắc phục những khuyết điểm, nhược điểm đã nêu.
- Đề nghị với cấp trên.
4.4. Tờ trình
Là loại văn bản cấp dưới trình bày với cấp trên để đề nghị xét duyệt, phê chuẩn một chủ trương hoạt động, một phương án công tác, một giải pháp nào đó mà cơ quan không tự giải quyết được.
+ Yêu cầu:
- Phải luận chứng được đầy đủ, rõ ràng những nhu cầu bức thiết của nội dung cần trình. Bố cục rõ ràng.
- Trình bày cô đọng, súc tích. Giải pháp, kiến nghị đưa ra phải cụ thể, thiết thực. Phải đề ra các phương án và chọn được phương án tối ưu.
+ Về nội dung: Tờ trình thường có 3 phần:
- Phần 1: Lý do đưa ra tờ trình
- Phần 2: Những nội dung đề xuất cụ thể (các phương án)
- Phần 3: Phân tích các giải pháp đề xuất, khả năng thực hiện để cấp trên phê duyệt.
Kèm theo, có thể có các phụ lục minh hoạ thêm cho các nội dung đề xuất trong tờ trình.
4.5.Biên bản
+ Là loại văn bản ghi chép lại đầy đủ toàn bộ thông tin về các sự kiện thực tế đang xẩy ra trong hoạt động quản lý, giao dịch, hợp đồng và các loại hoạt động có tính chất pháp lý. Hoạt động quản lý, giao dịch, hợp đồng...
+ Yêu cầu của biên bản: Lưu lại đầy đủ, chính xác, khách quan, trung thực toàn bộ chi tiết của một sự việc.
+ Các loại biên bản: Biên bản ghi chép diễn biến hội nghị, đại hội. Biên bản bàn giao công việc, tài sản, nghiệm thu.... Biên bản kiểm tra chứng phản ánh sự việc xẩy ra trong thực tế dùng làm bằng chứng pháp lý.
IV. QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN BẢN TRONG TRƯỜNG THCS
1. Các loại văn bản trong trường THCS
Thông thường, các loại văn bản được xắp xếp vào 6 loại hồ sơ:
1.1. Hồ sơ về tổ chức nhà trường
- Quyết định thành lập trường, văn bản về quy mô, tỷ lệ GV, CNV
- Văn bản quy định về nhiệm vụ của các thành viên, các tổ chức trong nhà trường.
- Hồ sơ hội đồng trường
- Hồ sơ cá nhân của cán bộ, giáo viên.
- Hồ sơ ban đại diện cha mẹ HS
- Hồ sơ phổ cập
- Sổ quản lý nhân sự.
- Sổ cấp phát văn bằng chứng chỉ
- Sổ trực của ban giám hiệu
- Hồ sơ của Ban thanh tra nhân dân
1.2. Hồ sơ về hoạt động dạy và học
- Chương trình giảng dạy và hướng dẫn thực hiện chương trình
- Chỉ thị, nhiệm vụ năm học
- Hồ sơ phân công giáo viên
- Các văn bản quy định về chế độ công tác của giáo viên.
- Kế hoạch của nhà trường, của các tổ, nhóm, đoàn thể.
- Sổ sinh hoạt nhóm
- Sổ thăm lớp dự giờ
- Các biên bản, nghị quyết của nhà trường.
- Báo cáo tổng kết, sơ kết
- Thời khoá biểu, sổ đầu bài, sổ điểm....
1.3. Hồ sơ học sinh
- Sổ danh bạ (đăng ký học sinh).
- Hồ sơ tuyển sinh.
- Sổ chuyển trường, thôi học.
- Sổ thi đua, khen thưởng.
- Sổ theo dõi sức khoẻ, học bạ....
1.4. Hồ sơ sổ sách tài chính
- Quỹ ngân sách: Sổ cái , sổ chi tiết, sổ quỹ, số lượng, sổ tạm ứng....
- Quỹ ngoài ngân sách.
- Quỹ tự có.
1.5. Hồ sơ về quản lý trường
- Hồ sơ cấp đất.
- Hồ sơ thiết kế, quy hoạch nhà trường.
- Hồ sơ quy định, bố trí sử dụng nhà trường
- Hồ sơ xây dựng cơ bản và sửa chữa lớn.
1.6.Hồ sơ quản lý thiết bị dạy học và thư viện
- Sổ tài sản, biên bản kiểm kê tài sản.
- Sổ giao nhận đồ dùng, thiết bị dạy học.
- Sổ cho mượn đồ dùng dạy học...
- Sổ đăng ký tổng quát, đăng ký cá biệt của thư viện.
-Sổ cho mượn sách báo...
2. Công tác văn bản ở nhà trường
- Tổ chức tốt hoạt động của văn phòng nhà trường - đơn vị chuyên trách về công tác văn thư, hành chính.
- Nhân viên văn phòng phải hiểu rõ, làm đúng và hết chức năng theo quy định về nội quy, lề lối làm việc của văn phòng (lịch tiếp khách, tiếp học sinh, lịch nhận, trả hồ sơ...).
- Rèn luyện và xây dựng tác phong làm việc khoa học, niềm nở, lịch sự cho đội ngũ nhân viên trong văn phòng.
- Tạo điều kiện thuận lợi cho nhân viên văn phòng làm việc: Bố tríí ở vị trí trung tâm, đi lại thuận lợi, đầu tư các thiết bị và phương tiện tiện cần thiết cho văn phòng làm việc (máy vi tính, máy photocopy tủ hồ sơ, bàn ghế, giấy, bìa...).
- Duyệt kế hoạch công tác văn phòng và tiến hành theo dõi, kiểm tra thường xuyên và định kỳ đối với công tác văn phòng
3. Tổ chức quản lý văn bản đi và đến

3.1. Tổ chức quản lý văn bản đến
Yêu cầu:văn bản đến đều phải qua văn thư để đăng ký. Nhân viên và thủ trưởng khi nhận công văn phải ký vào sổ chuyển giao công văn.
+ Trình tự giải quyết công văn đến:
Khi nhận công văn: Phải kiểm tra, Phân loại công văn đến thành 2 loại:
- Loại phải bóc bì vào sổ chi tiết: Ngoài bì đề tên cơ quan, thủ trưởng cơ quan (không phải thư riêng, không có dấu mặt, không ghi rõ tên thủ trưởng).
- Loại không bóc bì, chỉ vào sổ và quyển đến nơi nhận là công văn ghi rõ tên người nhận và người nhận công văn để xử lý và quy trách nhiệm nếu công văn chậm trễ, thất lạc.
Mẫu sổ công văn đến:



Vào sổ công văn đến là khâu quan trọng giúp nhà trường nắm bắt mọi văn bản từ nơi đến, giúp lãnh đạo nắm được đầy đủ, nhanh chóng các thông tin để giải quyết công việc và ra qyết định kịp thời.
3.2.Tổ chức quản lý văn bản đi
+ Yêu cầu: Mọi công văn giấy tờ nếu lấy danh nghĩa cơ quan để ban hành đều phải qua văn thư để vào sổ công văn đi rồi rồi mới gửi công văn đi hoặc lưu hành nội bộ.
+ Mục đích: Quản lý chặt chẽ mọi công văn, giấy tờ theo đúng thủ tục, pháp luật.
- Trước khi gửi công văn đi phải kiểm tra về thủ tục, thể thức văn bản, đóng dấu và vào sổ công văn đi.
Mẫu sổ công văn đi
4. Quản lý dấu và chữ ký
Dấu trong văn bản đảm bảo tính hợp pháp và giá trị pháp lý của văn bản khi ban hành, vì vậy cần phải chú ý:
- Cách đóng dấu: Đóng ngay ngắn, rõ ràng, trùm lên 1/4 phía trái chữ ký.
- Quản lý dấu: Giao cho nhân viên có tinh thần trách nhiệm cao, ý thức kỷ luật tốt giữ dấu và đóng dấu. Người được phân công giữ dấu phải tự tay đóng dấu vào mọi công văn, giấy tờ của nhà trường, không cho ai mượn để tự đóng lấy. Chỉ được phép đóng dấu vào những công văn giấy tờ đã có chữ ký của người có thẩm quyền. Không được đóng dấu khống chỉ. Phải bảo quản dấu cẩn thận, an toàn, không mang về nhà riêng hoặc mang theo khi đi công tác.
5. Công tác lưu trữ văn bản trong nhà trường
Tài liệu lưu trữ là những chứng cứ chính xác, là tài sản quí phục vụ cho nghiên cứu lịch sử phát triển của nhà trường, giúp cán bộ lãnh đạo gải quyết công việc hàng ngày, tổng kết kinh nghiệm, xây dựng kế hoạch, phục vụ và đáp ứng yêu cầu của cán bộ, giáo viên nhà trường.
Công tác này đòi hỏi phải có nghiệp vụ lưu trữ để thu thập, xử lý, đánh giá, thống kê, khai thác và bảo quản văn bản một cách tốt nhất. Trong phạm vi nhà trường, Lưu ý:
- Làm tốt công tác tổ chức công văn giấy tờ, hồ sơ sổ sách.
- Mọi hồ sơ, tài liệu nhà trường sau khi giải quyết xong đều phải nộp cho văn phòng nhà trường để lưu trữ.
- Tuyệt đối không được tự tiện huỷ bỏ hay lấy dùng riêng bất kỳ hồ sơ, tài liệu nào.
- Cần kiểm tra định kỳ và thường xuyên công tác lưu trữ./.
KẾT LUẬN
Soạn thảo và quản lý văn bản quản lý Nhà nước là một công việc hệ trọng, không thể giải quyết tốt chỉ bằng những nguyên lý và nguyên tắc, phương pháp và cung cách, kỹ năng và kỹ xảo. Muốn soạn thảo tốt văn bản, cần có năng lực bút pháp, có kiến thức về luật học, về khoa học quản lý, có hiểu biết về lịch sử, văn hóa dân tộc, tình cảm, phẩm chất con người. Đồng thời người soạn thảo phải nắm bắt được những thông tin cần thiết trong lĩnh vực mình quản lý, có đạo đức trong sáng, có ý thức tổ chức kỷ luật để phản ánh trung thực vào văn bản đường lối quan điểm của Đảng và Nhà nước, nguyện vọng chính đáng của nhân dân. Khả năng và phẩm chất đó chỉ có thể có được do học tập và rèn luyện chuyên cần, nghiêm túc, học trong lý luận, học trong thực tiễn, học kinh nghiệm của người đi trước./.