1
Mười vấn đề của công tác quản lý: một sự nhận diện qua các mô hình

Đặng Quốc Bảo
(biên soạn và tổng thuật)
2
Mục lục
Mười vấn đề
1. Bản chất của hoạt động quản lý và tư duy phi bài trung
2. Đối tượng quản lý và bốn xử lý đối ngẫu của người quản lý
3. "Tứ quí" của người quản lý
4. "Tứ linh" của người quản lý
5. Chu trình quản lý
6. Bảy câu hỏi tại sao của người quản lý
7. Ngôi sao 5 cánh bao quát năm phạm trù "M" của người quản lý.
8. Bảy phạm trù "S" và chiến lược hành động của người quản lý.
9. Mô hình quản lý hướng vào "Sản phẩm" và hướng vào "Khách hàng"
10. Bàn tay vàng và "3T" của người quản lý
B. Ba mươi lời bàn về quản lý


3
1. Bản chất hoạt động quản lý và tư duy phi bài trung
1. Bản chất hoạt động quản lý và tư duy phi bài trung

1.1. Quan niệm chung
a. Quản lý = Quản + Lý
? Sự duy trì + Sự đổi mới
b. Trong "Quản" (giữ) có "Lý" (chỉnh sửa)
Trong "Lý" (chỉnh sửa) có "Quản" (giữ)
c. Mô hình tổng quát
?
Q
L
4
1.2. Quản lý nhìn từ góc độ phân công - hợp tác lao động

Marx "Một nghệ sĩ vĩ cầm thì tự điều khiển mình, còn dàn nhạc thì cần nhạc trưởng"
Quản lý : Tập trung + Phân cấp
5
1.3. Quản lý nhìn từ góc độ "tu thân - xử thế"
Nho gia phương đông:
Thân : Tu
Gia : Tề
Quốc : Trị
Thiên hạ : Bình
6
Quan điểm của chủ tịch Hồ Chí Minh về quản lý
Muốn nên sự nghiệp lớn
Tinh thần cần phải cao
(Dục thành đại sự nghiệp
Tinh thần cảnh yếu đại)

Xử thế xưa nay không phải dễ

Mà nay xử thế khó khăn hơn
(Xử thế nguyên lai phi dị dị
Nhi kim xử thế cánh nan nan)
7
2. đối tượng quản lý và bốn xử lý đối ngẫu
2.1. Vấn đề chung
a. Quản lý cái gì:
Quản lý công việc
Quản lý các mối quan hệ trong đơn vị
Quản lý môi trưởng tác động vào hệ thống
Quản lý bản thân
b. Các yêu cầu:
Quản lý công việc: Nắm & Buông
Quản lý quan hệ: Cương & Nhu
Quản lý môi trường: Công & Thủ
Quản lý bản thân: Khẩn trương + Điềm tĩnh
c. Mô hình
8
2.2. Các tiêu chí cần đạt được trong tiến trình quản lý


Công việc: Năng xuất - Chất lượng - Hiệu quả, làm "đúng việc", "làm việc" đúng, hiệu quả.

Quan hệ: Kỷ cương - Tình thương - Trách nhiệm (law and order, fairness, team work)

Môi trường: Phòng vệ chu đáo, tấn công liên tục, cạnh tranh hợp tác

Bản thân: Lắng nghe - Quyết đoán - Bồi dưỡng tinh hoa
9
3. "tứ quí" của người quản lý


3.1. Mục tiêu quản lý (M)
a. 4 mục tiêu chủ đạo:

Giữ cho hệ thống:
- ổn định
- Thích ứng
- Tăng trưởng
- Phát triển

b. Mô hình
10
3.2. Nội dung quản lý (N)
a/ 4 nội dung cơ bản

- Kế hoạch hoá
- Tổ chức
- Chỉ đạo, chỉ huy
- Kiểm tra giám sát

b. Mô hình
11
3.3. Tầm nhìn quản lý (T)
a. Vấn đề chung
Tầm nhìn quản lý có được do nhận thức được các mâu thuẫn quản lý và đề xuất cách hoá giải các mâu thuẫn này.
Dùng phân tích "SWOT" (SWOT analysic) để nhận thức được các mâu thuẫn. Đó là việc tìm ra được điểm mạnh, điểm yếu, thuận lợi, khó khăn đối với hệ thống (Strong, Weak, Opportunity, Threat).
Tư duy phương Đông thường diễn đạt qua mệnh đề:

"Tri kỷ - Tri Bỉ - Tri Thế - Tri Thời - Năng Nhược - Năng Cường"
(Biết mình; biết người; biết tình thế; xu thế; biết thời cơ, nguy cơ tìm ra điểm yếu, điểm mạnh)
12
b. Mô hình
SWOT = MYTK


- Tri kỷ - Tri bỉ - Tri thế - Tri thời
13
c. Thông điệp
*) Biết mình biết người
Trăm trận, trăm thắng
*) Biết được người là thiên tài
Biết được mình là chí thành
*) Lạc nước hai xe đành bỏ phí
Gặp thời một tốt cũng thành công (Hồ Chí Minh)
(Thác lộ song xa đà một dụng
Phùng thời nhất tốt khả thành công)
14
3.4. Giá trị trong quản lý (Z)

a/ Vấn đề chung
Quản lý phải kiên trì bốn giá trị then chốt sau đây:
- Chân: Cái có thực, đối lập với cái ảo, cái phù phiếm.
- Thiện: Cái tốt lành, đối lập với, cái ác.
- Mỹ: Cái đẹp, đối lập với cái xấu
- Lợi: Cái hiệu quả, đối lập với cái lãng phí.

b. Mô hình
15
4. "tứ linh" của người quản lý
4.1. Quyền lực của người quản lý (Q)
a. Vấn đề
Người quản lý phải hội tụ được "3Q" sau:
Q1: Quyền lực chuyên môn (uy tín chuyên môn)
Q2: Quyền lực chức vụ (uy tín chức trách hình thức)
Q3: Quyền lực đạo đức (uy tín tinh thần)


b. Mô hình
16

a. Vấn đề
Quản lý là sự điều khiển. Để điều khiển tốt, người quản lý phải bao quát 3 vấn đề then chốt:
* Quyết đinh: ra quyết định đúng đắn.
* Điều chỉnh khi thực hiện quyết định một cách nhạy bén.
* Thông tin: xử lý thông tin một cách tinh tế và toàn diện.


b. Mô hình
4.2. Chức năng cơ bản của người quản lý (C)
17

a. Vấn đề
Hệ thống được quản lý vận động không ngừng. Quản lý thực chất là quản lý sự thay đổi của hệ thống. Động lực của nó bao gồm:
* Biết cách biến đổi (Tri biến)
* Biết đến đâu là đủ (Tri túc)
* Biết lúc nào tạm dừng (Tri chỉ)
c. Thông điệp
* Dĩ bất biến - ứng vạn biến
* Tri túc bất nhục - Tri chỉ bất đãi
(Biết đủ chẳng nhục - Biết dừng chẳng nguy)


b. Mô hình
4.3. Động lực quản lý (Đ)
18

a. Vấn đề
* Phương pháp quản lý dùng Đức trị (dùng đạo lý, lời khuyên, sự động viên, giáo dục).
* Phương pháp quản lý dùng Pháp trị (dùng pháp lý, quy chế, sự ra lệnh, cưỡng chế).
* Phương pháp quản lý dùng Tập thể, dư luận. (dùng công lý qua việc tạo ra sự tham gia của cá nhân vào tập thể)


b. Mô hình
4.4. Phương pháp / Phong cách quản lý (P)
19
Kết hợp tứ linh và tứ quí
Bức tứ bình của người quản lý
20
5. Chu trình quản lý (theo chiếc xe lexus)
A/ Bốn giai đoạn
a. Giai đoạn mở máy
(i) Phân tích tình hình
(ii) Lượng định nhu cầu
(iii) Hoạch định chính sách
(iv) Cụ thể hoá thành nhiệm vụ


b. Giai đoạn vượt chướng ngại vật
(v) Kế hoạch hoá
(vi) Lựa chọn chiến lược hành động
(vii) Nhận biết tiêu chuẩn
(viii) Phát hiện nguồn lực


c. Giai đoạn tăng tốc
(xi) Huy động nguồn lực
(x) Tổ chức phân công phân nhiệm
(xi) Phân phối nguồn lực theo
tổ chức hình thành.
(xii) Triển khai thực hiện


d. Giai đoạn về đích
(xiii) Chỉ đạo, điều phối, điều độ
(xiv) Kiểm tra
(xv) Lượng giá đo đạc kết quả
(xvi) Phản hồi

21
B/ Mô hình

Tình - Nhu - Chính - Nhiệm
Kế - Chiến - Chuẩn - Nguồn
Huy - Tổ - Phối - Triển
Đạo - Kiểm - Lượng - Hồi
22
6. Bảy câu hỏi tại sao của người quản lý qua công thức m = 5w + h + 2q
(i) Tại sao làm cái đó mà không làm cái khác W1/W5 What/Why
(ii) Tại sao làm với người đó mà không làm với người khác W2/W5 Who/Why
(iii) Tại sao làm lúc đó mà không làm lúc khác W3/W5 When/Why
(iv) Tại sao làm ở chỗ đó mà không làm chỗ khác W4/W5 Where/Why
(v) Tại sao làm cách đó mà không làm cách khác H/W5 How/Why
(vi) Tại sao làm với số lượng đó mà không làm
số lượng khác Q1/W5 Quantity/Why
(vii) Tại sao làm đạt chất lượng đó mà không làm theo
chất lượng khác Q2/W5 Quanlity/Why
23
Mô hình
24
7. Ngôi sao 5 cánh bao quát năm phạm trù "m" của người quản lý
a. Vấn đề

m1 : Nhân lực Manpower
m2 : Tài lực Money
m3 : Vật lực nguyên liệu Material
m4 : Vật lực máy móc Machino-equipment
m5 : Lưu thông PPSP Marketing

b. Mô hình
25
8. Bảy phạm trù "s" và chiến lược hành động của người quản lý
a. Vấn đề

S1 : Đội ngũ Staff
S2 : Cấu trúc tổ chức Structure
S3 : Hệ thống System
S4 : Kỹ năng Skill
S5 : Phong cách Style
S6 : Chiến lược Strategy
S7 : Siêu ưu tiên Superpriority

b. Mô hình
26
c. Chiến lược hành từ phân tích "SWOT" động



27
28
9. Mô hình quản lý hướng vào sản phẩm và khách hàng
9.1. Mô hình quản lý hướng vào hoàn thiện sản phẩm
a. Vấn đề

P1 : Product (Sản phẩm có chất lượng)
P2 : Price (Giá bán sản phẩm thích
hợp với người tiêu dùng)
P3 : Place (Nơi bán sản phẩm -
Sản phẩm dễ tiêu thụ)
P4 : Promotion (Sự kích thích nhu cầu
tiêu dùng sản phẩm)

b. Mô hình



29
9.2. Mô hình quản lý hướng vào sự hài lòng của khách hàng
a. Vấn đề

C1 : Consumer
(Khách hàng: thị hiếu, tâm lý)
C2 : Cost
(Giá thành sản phẩm)
C3 : Convinienece
(Sự thuận tiện trong cung ứng)
C4 : Communication
(Sự giao lưu tìm hiểu nhu cầu của khách hàng)


b. Mô hình



30
10. Bàn tay vàng và 3t của người quản lý
10.1. "Bàn tay vàng"
31
10.2. 3 chữ T của người quản lý
*/ Một cái nhìn tổng quát về quản lý


*/ Biến đổi công thức


*/ Phân tích:

- Phạm trù "Học" trong công thức (2) đòi hỏi người quản lý có Tầm nhìn rộng -> Tầm
- Phạm trù "Nghệ" trong công thức (2) đòi hỏi người quản lý có Kỹ năng tác nghiệp tốt -> Tài
- Phạm trù "Thuật" trong công thức (2) đòi hỏi người quản lý có Kỹ năng liên nhân cách tốt -> Tâm
32
10.3. Thông điệp
Lữ Khôn: Người có tài là người:
Việc sai mà sửa được
Việc xấu mà ngăn được
Việc hỏng mà cứu được
Người có tầm là người:
Chưa có việc mà biết việc sắp đến
Có việc rồi định liệu việc diễn biến việc ra sao
Thực hiện việc mà dự báo được kết quả cuối cùng
Nguyễn Du: "Thiện căn ở tại lòng ta
Chữ tâm kia mới bằng ba chữ tài
Có tài mà cậy chi tài
Chữ tài liền với chữ tai một vần"
33
30 Lời khuyên - Lời bàn về quản lý



1. Làm chuyện gì đều phải nghĩ đến nhân tâm. Thắng trăm trận trên chiến trường không bằng chiếm đoạt được lòng người.
(Soul Management - Quản lý nhân tâm) Phêlêmon

2. Biết được người là thiên tài
Biết được mình là chí thánh
Lão Tử

3. Nhà quản lý không chỉ là nhạc trưởng mà còn là một nhà soạn nhạc.
Peter Drucker

4. X + Y = Thành công
X: Biết làm việc; Y: Biết nghỉ ngơi; =: Biết im lặng đúng lúc
Anhstanh
34
5. Muốn mọi người đối xử tốt với mình thế nào thì hãy đối xử với mọi người như vậy.
(Các Mác)
6. Kỷ sở bất dục vật thi ư nhân
(Khổng Tử)
7. Tri túc thường túc, chung thân bất nhục

8. Tri chỉ thường chỉ, chung thân bất xỉ

Biết thế nào là đủ, cả đời chẳng nhục
Biết dừng lại đúng lúc cả đời không hổ thẹn

(Cổ nhân)
35
9 Cung - khoan - tín - mẫn - huệ


Cung kính thì không bị khinh nhờn
Khoan dung thì được lòng người
Trung tín được người tin yêu
Cần mẫn thì thành công
Huệ ái thì sử dụng được người

(Khổng Tử)
36
10. Quyết định theo kinh nghiệm thì dẫn đến sai lầm, theo tình cảm (duy cảm) gần với sai lầm, có căn cứ khoa học thì có hiệu quả.
Newman

11. Quyết định là sự tư duy trí tuệ để lựa chọn không phải giữa 1 cái đúng và 1 cái sai mà là sự lựa chọn giữa 2 cái đúng và 2 cái sai.
Davis G.Moze

12. Nếu buộc lòng phải chọn cái xấu thì chọn cái xấu ít hơn.
Ngạn ngữ Anh

13. Cuộc sống thực sự có ý nghĩa khi nắm bắt được thông tin và có thông tin đầy đủ
Vine
37
14. Thông tin chưa phải là kiến thức. Kiến thức là thông tin được xử lý, được liên hệ với những thông tin khác và cần cho những quyết định quản lý.
Philip Yeo
15. Anh đừng nghĩ không ai thay thế nổi anh;
Ngoài nghĩa địa có khối kẻ không ai thay thế được họ.
Răm-Spheo - Bộ trưởng Quốc phòng Mỹ

16. Người quản lý nhà trường phải thấy giá trị của sự tương tác giữa con người là mối quan tâm hàng đầu. Internet không bao giờ thay thế hoàn toàn được sự tiếp xúc giữa con người. Không thể gửi hơi ấm của nắm tay bằng bức thư điện tử.
Philíp YEO

17. Quân tử dĩ văn hội hữu, dĩ hữu phụ nhân
Người tốt dùng văn họp bạn, họp bạn để làm tốt cho đời, cho người.
Tăng Tử
38
18. Con ngựa tốt nhất vẫn cần roi da. Người thông minh nhất vẫn cần lời khuyên.
Xatrôm - Đức
19. Đừng thương tiếc hôm qua
Đừng đợi ngày mai
Đừng lảng tránh hôm nay.
Ngạn ngữ Pháp
20. Quá khứ, hiện tại chỉ là phương tiện. Tương lai mới là mục đích của người quản lý.
Pascal
21. Nên hoà mà không giống
Chớ giống nhau mà bất hoà
Cần hoà đồng mà không a dua
Khổng Tử
22. Người khôn ngoan lúc nào cũng dành ít phút trong ngày để suy ngẫm cuộc đời.
Cabalêrô - Tây Ban Nha
23. Thanh đạm để sáng trí, tĩnh lặng để vươn xa
Khổng Minh
39
24. Thầm lặng mà suy nghĩ, Học không biết chán. Dạy không biết mỏi
Ba điều ấy ta có hơn gì người đâu !
Khổng Tử

25. Tiếng cười là sức mạnh tích cực. Nó có ý nghĩa để xoa dịu tình trạng căng thẳng trong hoạt động quản lý. Bạn là nhà quản lý, bạn hãy biết điều khiển tiếng cười.
Mark Mc. Cormack

26. Người quản lý phải biết kết hợp hài hoà 3 thứ:
Có lý tưởng; Có đầu óc thực tiễn; Biết hài hước

Chỉ có lý tưởng mà không Thực tiễn/ Hài hước ? Mơ mộng hão
Chỉ có thực tiễn mà không Lý tưởng/Hài hước ? Cực đoan
Chỉ có hài hước mà không Lý tưởng/Thực tiễn ? Lố bịch
Có ba cái đó mà lại biết rung cảm ? Đạt đạo
Lâm Ngữ Đường
40
27. Học hải vô nhai (Biển học không bờ)
Khổng Tử

28. Thiếu giới chi tại đấu
Cập kỳ tráng giới chi tại sắc
Cập kỳ lão giới chi tại tham
Lúc trẻ chớ ham đánh nhau
Lúc tráng niên chớ ham sắc dục
Về già chớ có tham lam
(Khổng Tử)

29. Mỗi quyết định quản lý là một nước cờ
Trên một thế cờ, trong một ván cờ

30. Có tham vọng nhưng đừng tham bạo
(Richard Sloma)